In der dynamischen Welt des (Online-) Handels kommen in Unternehmen häufig Fragen auf: Ist ein Warenwirtschaftssystem notwendig? Wenn ja, welches sollte gewählt werden? Existiert eine bessere Alternative, sofern bereits ein System im Einsatz ist?
Dieser Artikel widmet sich diesen und weiteren Fragen bezüglich dem Einsatz eines Wirtschaftssystems. Im Anschluss wird speziell die Migration zum Warenwirtschaftssystem JTL-WaWi diskutiert.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem, auch als WaWi oder WWS abgekürzt, ist eine sehr nützliche Softwarelösung für den (Online-)Handel. Ein solches System ermöglicht die effiziente Erfassung aller Interaktionen rund um die Waren, die in einem Handelsunternehmen stattfinden.
Es dient als eine Art zentrales Nervensystem für den Handel. Ein solches System umfasst üblicherweise Module für den Wareneinkauf, die Lagerhaltung und den Warenvertrieb, einschließlich aller Aspekte des Versands und der Auslieferung.
In einer WaWi wird jedes Produkt vom Einkauf über die Einlagerung bis hin zum Verkauf dokumentiert und überwacht. Alle damit verbundenen Transaktionen werden darin festgehalten.
Für welche Unternehmen ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll?
Generell lässt sich sagen, dass je komplexer und umfangreicher die Geschäftsoperationen sind, desto wahrscheinlicher ist der Nutzen eines Warenwirtschaftssystems zur Steigerung der Effizienz und zur Unterstützung des Unternehmenswachstums. Natürlich muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob eine Implementierung sinnvoll ist. Hier sind einige Kriterien, anhand derer Unternehmen entscheiden können, ob die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für sie notwendig oder sinnvoll ist:
- Größe der Produktpalette: Unternehmen mit einem umfangreichen oder schnell wechselnden Produktangebot benötigen ein System zur genauen Bestandsführung und -verwaltung.
- Verkaufskanäle: Unternehmen, die über mehrere Vertriebskanäle (wie Online in einem eigenen Shop, auf Online-Marktplätzen, stationär oder im Großhandel) verkaufen, profitieren von einem Warenwirtschaftssystem, das eine einheitliche Verwaltung und Analyse dieser Kanäle ermöglicht.
- Anzahl der Lieferanten und Kunden: Unternehmen mit vielen Lieferanten- und Kundenbeziehungen benötigen ein Warenwirtschaftssystem, um Bestellungen, Lieferungen und Kundenbeziehungen effizient zu managen.
- Komplexität der Logistik: Unternehmen mit komplexen logistischen Abläufen, wie z.B. mehreren Lagerorte oder internationale Lieferketten, benötigen ein leistungsfähiges WWS, um die Logistik zu optimieren.
- Wachstumspläne: Unternehmen, die expandieren oder ihr Geschäft skalieren möchten, sollten in ein skalierbares Warenwirtschaftssystem investieren, das mit ihren Bedürfnissen wachsen kann.
- Bedarf an Automatisierung: Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren möchten, um Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren, sollten die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems in Betracht ziehen.
- Finanzielle Transparenz und Kontrolle: Unternehmen, die eine bessere finanzielle Übersicht und Kontrolle über ihre Kosten und Einnahmen benötigen, finden in einer WaWi ein wichtiges Tool zur Budgetierung und Kostenkontrolle.
Welche Bereiche werden in einem Warenwirtschaftssystem erfasst?
Ein Warenwirtschaftssystem erfasst alle Stationen, die ein Produkt innerhalb eines Unternehmens durchläuft. Diese Daten werden von allen Produkten aufgenommen und in einem zentralen System gespeichert, sodass theoretisch jeder im Unternehmen darauf zugreifen kann. Dies führt zu einer besseren Kontrolle über das Geschäftsgeschehen, senkt Kosten und Aufwand (im Vergleich zu einer manuellen Verwaltung) und unterstützt die Analyse sowie Optimierung von Prozessen. Hier sind die Hauptbereiche, die typischerweise von einem Warenwirtschaftssystem abgedeckt werden:
- Wareneinkauf: Erfassung von Lieferantendaten, Gestaltung von Bestellprozessen und Verwaltung der Eingangslogistik inklusive Warenannahme.
- Warenlagerung: Organisation des Lagers inklusive Überwachung der Lagerbestände sowie die Dokumentation von Wareneingängen und -ausgängen.
- Warenvertrieb: Abwicklung von Verkaufsprozessen, Preisgestaltung, Auftragsabwicklung inklusive Rechnungserstellung und Lieferung.
- Warenausgang: Management von allen Prozessen, die Versand und Logistik betreffen.
Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?
Die Implementierung einer WaWi in einem Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile und steigert die betriebliche Effizienz. Es verbessert die Genauigkeit der Bestandsführung, optimiert den Einkaufsprozess durch Bedarfsanalysen und hilft, Kosten durch effizientere Lagerhaltung und die Vermeidung von Überbeständen zu reduzieren. Ein gut gewähltes Warenwirtschaftssystem stellt die Daten rund um Waren in einem Unternehmen in Echtzeit bereit und automatisiert viele Geschäftsprozesse.
Was ist das JTL-WaWi?
JTL-WaWi ist ein Warenwirtschaftssystem der JTL-Software GmbH, einem deutschen Unternehmen, das sich auf die Organisation des Online-Handels spezialisiert hat. "WaWi" steht dabei für Warenwirtschaft. Alle Abläufe rund um Waren im Online-Handel, wie Artikelanlage, Einkauf, Lagerverwaltung, Kundenverwaltung, Verkauf und Versand sowie Produktion und Verwaltung, werden zentral in JTL-WaWi erfasst und gesteuert. JTL-WaWi dient als das verbindende Glied, durch das die genannten Bereiche gesteuert werden.
Welche Bereiche umfasst das JTL-WaWi?
Artikelverwaltung: Hier sind alle wichtigen Daten zu den Artikeln auf einen Blick gesammelt und gesteuert.
Einkauf: Vollständige Abbildung des Einkaufsprozesses inkl. Lieferantendaten, Bestellvorschläge, Einkaufslisten, Preisanfragen an Lieferanten, auch mit Rechnungen verknüpft.
Lagerverwaltung: Steuerung der Lagerprozesse, auch für mehrere Lager geeignet, Amazon Fulfillment inklusive.
Kundenverwaltung: Organisiert alle Kundendaten; Kunden werden über verschiedene Kanäle wie den Online-Shop oder Amazon angebunden; Import und Export von Kundendaten mit dem JTL-Ameise-Tool; manuelle Bearbeitung möglich.
Verkauf: Alle wichtigen Informationen über Verkäufe und Rechnungen.
Versand: Zentraler Bereich für jeglichen Versandumfang; kostenloses JTL-Shipping für die Anbindung an Logistikpartner; Verwaltung von Retouren.
Marktplätze: Einfache Anbindung an Amazon und eBay, ermöglicht zentrale Steuerung aller Prozesse.
Online-Shop: Integration vieler unterschiedlicher Shop-Systeme durch JTL-Connectoren oder Anbindung an das firmeneigene System, JTL-Shop.
Welche Vorteile hat JTL-WaWi?
JTL-WaWi ist kostenfrei.
JTL bietet ein System, bei dem alle wichtigen Elemente eines Handelsunternehmens aufeinander abgestimmt sind und aus einer zentralen Software effizient gesteuert werden.
Automatisierung der Prozesse mit JTL-Workflows. Es gibt Prozesse in einem Unternehmen, die immer wiederkehren und unnötig Zeit kosten. Um dies zu vermeiden, hat JTL die JTL-Workflows entwickelt. Diese ermöglichen die Automatisierung von Prozessen nach vordefinierten Kriterien, wobei atypische Fälle gesondert bearbeitet werden können. Wie die WaWi selbst, sind auch die JTL-Workflows kostenlos und können jederzeit aktiviert werden.
JTL-WMS ist eine spezielle Software zur Lagerverwaltung. Aus dem Büro steuerbar, vereint das JTL-WMS viele wichtige Funktionen, die speziell auf den Online-Handel ausgerichtet sind. Die Software ist beliebig skalierbar und auch für Lager-Migrationen geeignet, falls diese im Zuge der Migration zu JTL-WaWi erfolgen. JTL-WMS umfasst Bereiche wie Wareneingang und -ausgang, Lagerplatzverwaltung und interne Lagerbewegungen. JTL-WMS ist in JTL-WaWi bereits für einen Nutzer kostenlos enthalten, weitere Lizenzen lassen sich problemlos hinzubuchen.
JTL ist sowohl branchenübergreifend als auch perfekt für die verschiedenen Entwicklungsstufen eines Online-Business geeignet. Ob Einsteiger im E-Commerce oder bereits ein Profi - die Softwarelösungen sind flexibel und individuell anpassbar.
JTL bietet ein sehr breites Netz an Servicepartnern, die jederzeit Unterstützung bieten können.
Für nahezu jedes Element aus dem JTL-Katalog gibt es Testphasen. Dies bietet eine gute Möglichkeit, alles selbst zu testen, um sicherzustellen, dass JTL die richtige Lösung ist. Ein Forum der JTL-Community bietet zusätzlich umfangreichen Support durch andere Nutzer sowie durch JTL oder Servicepartner.
Wie funktioniert eine Migration zu JTL-Wawi?
Die Migration zu JTL-WaWi kann aus fast allen anderen Systemen erfolgen. Das Shop-System eines Drittanbieters kann durch einen sogenannten JTL-Connector an die JTL WaWi angeschlossen werden. Alternativ kann man auch den Online-Shop mitnehmen und ihn zum JTL-Shop, dem hauseigenen Shopsystem, umstellen.
Grundsätzlich empfehlen wir von Themeart für eine Migration einen Servicepartner zu wählen, damit der Wechsel reibungslos und weniger nervenaufreibend verläuft. Es ist aber auch möglich, den Wechsel ohne einen Service-Partner zu schaffen. Dafür bietet JTL detaillierte Migration-Guides zu allen Produkten.
Wie kann Themeart bei einer Migration zu JTL-WaWi unterstützen und wie läuft diese in der Regel ab?
Wir von Themeart sind seit mehr als 13 Jahren offizielle Partner von JTL. In dieser Zeit haben wir zahlreichen Kunden dabei geholfen eine erfolgreiche Migration zu JTL durchzuführen. Wir sind darauf ausgelegt, eine reibungslose Überführung der Daten zu gewährleisten und gleichzeitig die Geschäftsprozesse durch den Einsatz von JTL-Wawi zu optimieren. Außerdem betreuen wir alle Prozesse rund um JTL.
Typischerweise würden wir bei einer Migration so vorgehen:
- Beratung und Planung: Analyse der bestehenden Systemarchitektur und Erstellung eines detaillierten Migrationsplans, der auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
- Datenmigration: Übertragung aller relevanten Daten (Produkte, Kundeninformationen, Bestellungen, Artikelbilder usw.) aus dem alten System in JTL-Wawi.
- Integration mit Online-Shops und ggf. Marktplätzen: Anbindung von JTL-Wawi an bestehende Online-Shops oder Plattformen wie eBay, Amazon oder eigene Webshops durch die Einrichtung von Schnittstellen. Oder die Migration des Online-Shops zum JTL-Shop
- Schulung und Support: Bereitstellung von Schulungen für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die neue Software effektiv nutzen können, sowie laufenden Support bei technischen Fragen oder Problemen.
- Anpassung und Customizing: Wenn notwendig helfen wir bei der Entwicklung von individuellen Lösungen, die auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind.
- Automatisierung von Geschäftsprozessen: Einrichtung von Automatisierungen innerhalb von JTL-Wawi zur Verbesserung der Effizienz in relevanten Bereichen.
- Systemintegration: Vernetzung von JTL-Wawi mit anderen betrieblichen Systemen wie ERP, CRM oder Buchhaltungssoftware, um eine nahtlose Datenkommunikation zu gewährleisten.
Natürlich ist jedes Unternehmen und jede Migration anders, deshalb hängt der genaue Plan von der jeweiligen Situation und den individuellen Anforderungen ab.
Welche zusätzliche Optionen sind bei einer Migration zu JTL WaWi sinnvoll und wann?
Falls Sie sich dazu entschieden haben zu JTL-WaWi zu migrieren, empfehlen wir es auch in Erwägung zu ziehen, in dem Zuge auch den Online-Shop auf den JTL Shop umzustellen. So wird eine maximale Kompatibilität zwischen WaWi und Online-Shop erreicht, was dazu beiträgt, dass alle Funktionen und Features so funktionieren, wie sie angedacht sind.
JTL hat nicht nur die JTL-WaWi im Angebot, sondern eine ganze Produktfamilie die einander ergänzt und einen nahtlosen Handelsfluss ermöglicht.
JTL-Shop ist ein eigenständiges Shopsystem, das eine nahtlose Integration mit JTL-WaWi erlaubt. Die kostenfreie Version ist ideal für Start-ups oder kleine Unternehmen, die ihre Online-Präsenz aufbauen möchten, ohne initiale Kosten.
JTL eazy-Auction ermöglicht die automatisierte Abwicklung von Verkäufen auf Plattformen wie eBay und Amazon. Die verschiedenen Tarife passen sich den Bedürfnissen von kleinen bis großen Händlern an, und die 14-tägige Testphase bietet die Möglichkeit, die Funktionalitäten vor einem finanziellen Engagement zu testen.
JTL-Connector erleichtern die Integration von populären E-Commerce-Plattformen mit JTL-WaWi, was eine zentrale Verwaltung von Inventar und Bestellungen über verschiedene Kanäle hinweg ermöglicht. Die kostenfreien Connectoren bieten eine kostengünstige Lösung für die Erweiterung bestehender Online-Shops.
JTL-POS transformiert Android-Geräte in vollwertige Kassensysteme, ideal für den Einsatz im Einzelhandel. Die Software unterstützt alle gängigen Zahlungsmethoden und kann direkt mit JTL-WaWi synchronisiert werden, um eine einheitliche Bestandsführung zu gewährleisten.JTL-Plan&Produce optimiert die Produktionsprozesse, indem sie Produktionsaufträge, Materialbedarf und Arbeitsabläufe effektiv verwaltet. Die kostenfreie Variante bietet Grundfunktionen, die besonders für kleinere Fertigungsunternehmen oder Start-ups geeignet sind, die ihre Produktionsprozesse straffen möchten.
Welche Kosten kommen in Fall einer Migration zusammen?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Kostenrechnung von der jeweiligen Situation und den Anforderungen des Unternehmens abhängt. Dennoch kann man die Kosten etwa kalkulieren:
JTL WaWi ist kostenfrei und kann sofort per Download ohne Registrierung erworben werden.
JTL eazyAuction bietet verschiedene Tarife, die monatlich abgerechnet werden. Hier gibt es eine Testphase von 14 Tagen.
JTL Shop hat verschiedene Tarife. Die kostenfreie Version, ermöglicht es bis 500 Artikel im Shop kostenfrei zu verwalten.
JTL Connector ermöglichen es Shopsystem von Drittanbietern an die JTL WaWi anzubinden. Die JTL Connectoren für Shopware 5, WooCommerce und PrestaShop sind kostenfrei.
JTL POS ist ein Kassensystem für Android und wird auch von JTL kostenfrei zur Verfügung gestellt.
JTL Plan&Produce ist eine hilfreiche Erweiterung, das bei einer angeschlossenen Produktion benutzt werden kann. Diese gibt es in zwei Varianten, eine davon ist kostenfrei in die WaWi enthalten.
JTL bietet eine Vielzahl an weiteren Tools und Erweiterungen an, darunter JTL-Ameise, JTL-Packtisch+, JTL-Shipping und andere. Wer eine Migration in Betracht zieht, sollte sich hier eigenständig weiter darüber informieren.
Fazit
Die Migration und Integration von JTL-WaWi kann eine komplexe Herausforderung darstellen, doch mit dem richtigen Servicepartner an Deiner Seite, steht der Umstellung nichts im Weg.
Effizienzsteigerung, verbesserte Datenverwaltung und optimierte Geschäftsprozesse sind nur einige der vielen Vorteile, die JTL-WaWi Deinem Unternehmen bieten kann.
Starten Sie noch heute und lassen Sie sich von Themeart beraten! Wir stehen bereit, um Deine individuellen Bedürfnisse zu analysieren und eine maßgeschneiderte Lösung für Dein Unternehmen zu entwickeln.
Buche hier Dein kostenfreies Beratungsgespräch und lass uns zusammen Dein Geschäft auf das nächste Level bringen!